Manajemen Kantor dan Informasi & Manajemen Sekretaris
PENGANTAR BISNIS
TUGAS SOFTSKILL
NAMA : Renita
Helena
KELAS : 1EB14
NPM : 25215762
DOSEN PEMBIMBING : FITRIA, SE
A. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Dalam organisasi atau
dunia bisnis, kita tidak akan luput dari kata “manajemen”. Namun apa itu
manajemen? Manajemen sendiri secara umum berarti “seni menyelesaikan pekerjaan
melalui orang lain atau bersama”. Menurut Mary Parker Follet, defenisi tersebut
berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain
untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi, bisa kita simpulkan bahwa manajemen itu
merupakan suatu alat untuk menyelesaikan suatu tujuan dengan cara mengatur dan
mengarahkan orang lain.
Dari hal tersebut kita bisa
mengetahui bahwa manajemen sangat penting dalam melakukan suatu bisnis atau berorganisasi.
Dikarenakan, dalam menjalankan suatu tujuan diperlukan suatu rencana,
pengaturan, solusi, dan berbagai hal lainnya sehingga tujuan tersebut bisa
tercapai.
Meskipun demikian, dalam
manajemen tidak seluruhnya tugas diberikan kepada satu orang (pemilik), setiap
organisasi tentu saja membutuhkan beberapa orang yang dapat membantu sehingga
tujuan akan lebih mudah diwujudkan, serta dibutuhkan beberapa cara sebagai
bantuan dalam mencapai tujuan tersebut. Oleh sebab itu, dalam materi ini akan
dijelaskan lebih detail mengenai manajemen dalam dunia bisnis.
1.2 Tujuan
Tujuan dari
penulisan makalah ini antara lain:
1.
Untuk memenuhi kebutuhan dan melengkapi tugas
pengantar bisnis yang bermuatan softskill.
2.
Untuk memberikan informasi kepada pembaca
mengenai manajemen kantor dan informasi serta manajemen sekretaris.
3.
Untuk memberikan informasi kepada pembaca
mengenai kegunaan dari tata kerja, prosedur kerja, pedoman kerja, serta sistem
kerja dalam dunia bisnis.
4.
Untuk memberikan informasi kepada pembaca
mengenai pentingnya sekretaris dalam dunia bisnis serta klarifikasinya.
B. Teori
2. MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI
Pada setiap kegiatan
administrasi dan pelaksanaan aktivitas perusahaan, sepperti : pembelian,
penjualan, produksi, personalia, perpajakan, perencanaan, program dan
pengawasan memerlukanadanya informasi. Informasi itu sendiri merupakan sejumlah
data yang telah diproses dan disajikan sedemikian rupa, sehingga dapat
dipergunakan intuk berbagai keperluan, seperti pengambilan keputusan.
Pengelolahan serta
pengandalian data, meliputi kegiatan-kegiatan seperti : pembacaan, penulisan,
penghitungan, penyortiran, pemasukan ke dalam formulir - formulir, dan
sebagainya; dapat dilakukan di suatu tempat yang disebut kantor, dengan harapan
agar informasi tersebut menjadi lebih berguna. Namun demikian, tidaklah berarti
bahwa semua kegiatan itu dipusatkan di tempat tersebut.
2.1
Definisi Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Pedoman Kerja
* TATA KERJA
Tata kerja merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna mencapai
tingkat efisien yang maksimal.
* PROSEDUR KERJA
Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui
suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan
pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar
pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.
*
PEDOMAN
KERJA
Pedoman kerja artinya sebuah panduan
yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam
bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari
libur, pemberian cuti, pemberian ijin, dsb. Aturan kerja lebih menekankan pada
kepatuhan pegawai dalam mentaati peraturan kerja di suatu perusahaan yang telah
ditetapkan. Dalam aturan kerja ini juga dimuat larangan, sanksi, dan sebagainya
yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Pedoman itu biasanya berisi edukasi,
pengetahuan seputar pekerjaan, bisa juga alternatif penyelesaian masalah yang
sering terjadi. Pedoman bersifat fleksibel, tidak mengikat dan mengatur tetapi
membimbing dengan kebebasan berinovasi. Sedangkan peraturan atau aturan kerja
itu bersifat wajib dan tetap, biasanya berisi prosedur, tahap-tahap pelaksanaan
pekerjaan, sifatnya mutlak tidak dapat diganggu gugat karena sesuai konteksnya itu
adalah aturan yang berarti mengatur.
2.2. Menyusun Buku
Pedoman
Seperti yang
dijelaskan sebelumnya, buku pedoman merupakan suatu pedoman yang digunakan
untuk menggerakkan suatu kelompok untuk melaksanakan atau mencapai suatu tujuan
organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan
danyang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
Berikut tujuan dari pedoman kerja :
1.
Memperjelas
peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam orgaisasi.
2.
Memperjelas
alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
3.
Melindungi
organisasi/unit kerja dan petugas atau pegawai dari malpraktik atau kesalahan
administrasi lainnya.
4.
Untuk
menghindar kegagalan,kesalahan,keraguan,duplikasi, dan inefisiensi.
5.
Memperlancar
tugas petugas tim/unit kerja
6.
Sebagai dasar
hukum jika terjadi penyimpangan.
7.
Mengarahkan
petugas untuk sama-sama disiplin.
8.
Sebagai
pedoman melaksanakan pekerjaan rutin
Pedoman kerja
dibutuhkan kondisi sebagai berikut :
1. Sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
2. Ketika mengadakan penilaianapakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan
baik/tidak.
3. Ketika terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat
mempengaruhi lingkungan kerja.
Berikut hal yang harus
dimasukkan ke dalam buku pedoman kerja:
1. Jam masuk kerja.
2. Jam istirahat.
3. Hari libur.
4. Pemberian cuti.
5. Pemberian izin kerja.
6. Peraturan dan ketetapan perusahaan.
7. Peninjauan terhadap gaji dan kinerja.
8. Pemberian jam lembur/tambahan waktu kerja.
9. Tunjangan kesehatan dan pengobatan.
10. Rencana Pensiun.
11. dan lain-lain
Dengan adanya pedoman kerja, maka terdapat beberapa keuntungan, antara lain sebagai berikut :
1. Alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru.
2. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.
3. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang
tepat.
4. Alat untuk mengatur tata ruang kantor.
5. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang menumpuk.
6. Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.
7. Alat mengadakan klasifikasi,uraian, dan analisi jabatan.
8. Alat menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.
9. Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.
2.3. Manfaat di
Tetapkannya Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Buku Pedoman Kerja.
Berikut ini
merupakan manfaat dari menggunakan tata kerja, prosedur kerja, dan buku pedoman
kerja. Diantaranya:
1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas.
2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu.
3. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi.
4. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi.
5. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif.
6. Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat –
tepatnya.
7. Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja.
3. MANAJEMEN SEKRETARIS
Dalam suatu organisasi atau perusahaan,
pimpinan perusahaan pada umumnya dibantu oleh sekretaris. Sekretaris membantu pimpinannya
salah satunya melalui kegiatan tata usaha yang telah dijelaskan di atas.
Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang
yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama
dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak
sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini,
orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari
suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Secara definisi, kata sekretaris dapat kita
pahami dari beberapa definisi :
1. Menurut
M. Braum dan Ramon
Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang
kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat,
menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya
yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang
berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban
lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
2. Menurut
Drs. The Liang Gie
Sekretaris adalah seorang petugas yang
pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi
seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut
Drs. Ig. Wursanto
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas
membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
3.1 Pentingnya Sekretaris dalam Bisnis
Manajemen sekretaris merupakan suatu proses
kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun
tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan
perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu
pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya
secara efektif dan efisien.
*
Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis
melalui surat , maka sekretaris yang menyiapkan mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman
dan tindak lanjutnya.
*
Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua
persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapatpun sekretaris yang
melakukannya kelancaran rapat tersebut.
*
Demikian juga apbila atasan akan melakukan
perjalanan ke luar daerah, maka semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat
sampai setelah atasan kembali sekretaris yang memperlancar kegiatan atasan
tersebut.
Guna meningkatan peran dan tanggung jawab ini,
seorang sekretaris harus mempunyai fungsi dalam kantor seperti :
1. Meningkatkan
Fungsi Kantor
Yaitu meningkatkan kantor sebagai tempat yang digunakan untuk melakukan
pemikiran tentang jalannya usaha, atau sebagai pusat informasi atau sebagai
pusat pelayanan masyarakat dan juga sumber data.
2. Memperlancar
Kegiatan Ketatausahaan
Seperti mengetik, kearsipan, Komputer, dan penggandaan dokumen yang
dibutuhkan oleh suatu perusahaan.
3. Mempererat
hubungan antara bawahan dengan atasan dalam hal komunikasi, karena itu
sekretaris dapat dikatakan sebagai media penghubung dan juga penghubung antara
dunia luar dan perusahaan dengan perusahaan itu sendiri.
4. Sebagai
media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan
jadwal kerja harian.
3.2. Klasifikasi Sekretaris
Seorang sekretaris yang profesional mempunyai
syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan
tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara
umum, syarat untuk menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk
melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan
sesuai dengan pengertian atau definisi tentang sekretaris.
Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris
sebagai berikut :
1. Syarat
Kepribadian
Yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang
yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan
baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.
2. Syarat
pengetahuan umum
Yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan
yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan
seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara
umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena
seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang
dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang
terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3. Syarat
pengetahuan khusus
Yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan
dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat
pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal,
seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat
skill dan teknik kesekretariatan
Kemampuan seorang sekretaris yang langsung
berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik,
koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5. Syarat
praktek
Yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas
sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan
pimpinan.
Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi
sekretaris dewasa ini, makna sekretaris dapat mempunyai makna ganda, seperti :
1.
Orangnya
Yaitu seseorang yang telah memenuhi
syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan
tugas-tugas kesekretarisan.
2.
Jabatannya
Yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang
merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab kesekretarisan.
Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap
kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga
jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang
tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan
tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas
seorang sekretaris.
C. Referensi
Sumber:
